会计电子档案的管理应遵循以下原则和措施:
“三统一”原则
分类标准统一
档案形成统一
管理要求统一
编制电子档案顺序号,包含丰富的信息特征
严密的监察
定期审查控制台记录、作业记录和实施记录
应急规则
制定应对突发事件的计划和规程,如文件备份、程序备份等
数据文件标准控制
文件名、保留日期、文件重建、存放地点规则
文件由保管员保管,限制接触
保管策略
确保档案的真实性、完整性和可追溯性
遵循“安全、可靠、完整、合规”的原则
保管措施
建立完善的档案管理制度,明确责任和要求
采用先进的存储技术,如云计算、区块链等
定期备份和恢复测试
加强保管人员培训和教育
内部控制制度
扩大内部控制范围,包括系统开发、维护及安全性控制
引入加密技术,如口令认证、指纹认证等
实行岗位专人专职制度,避免越权操作
物理安全
防水、防火、防震、防盗等
办公区域的安全措施,如锁禁和巡查
系统安全和可靠性
确保能准确、完整、有效地接收和读取电子会计资料
输出符合国家标准归档格式的会计资料
利用计算机技术完善内控制度
电子签名、禁止未经授权访问、防篡改
建立灾后恢复的应急方案
档案管理系统
业务、档案一体化方案,实现全量会计资料的全生命周期闭环管理
灵活集成其他业务系统,自动采集会计资料
格式升级与兼容性
将会计电子档案的格式随技术发展不断升级,确保兼容性
定期检测与维护
定期对会计电子档案进行检测,及时进行数据维护
保管人员素质
提高保管人员的会计学、档案学、管理学和信息系统的基本理论、基本方法和基本技能
建立长效的控制制度,进行必要的考试和履历审查
遵循上述原则和措施,可以确保会计电子档案的安全、可靠和高效利用