主持好一场会议需要遵循以下要点:
准时开始
准时宣布会议开始,即使有人未到。
准时结束会议,如果进展顺利,可以提早结束。
明确会议目的
在会议开始时重申会议内容和目的,帮助与会者理解讨论的问题。
开场白
开场白应简明扼要,不超过一分半钟。
使用丰富多彩的语言,保持明快生动的开场白。
提供背景材料
在开场白中明确告知与会者先讨论背景材料,再寻找解决办法。
鼓励发言
通过提问等方式鼓励与会者发表意见。
避免走题,确保讨论围绕会议主题进行。
控制发言时间
设计发言时限,确保会议高效进行。
维持会场秩序
选择能够看到全场的位置,维持会场次序。
对开小差或沉默的与会者,可以通过提问法让他们参与讨论。
倾听与会者发言
尊重每个与会者,公正客观地倾听发言。
在适当的时候给予回应,保持互动。
总结会议内容
会议结束时总结内容,确定行动计划和责任人。
评估会议效果
收集与会者的反馈意见,了解想法和感受,改进下一次会议。
礼仪表现
着装整洁,精神饱满,步伐稳健有力。
言谈清晰,思维敏捷,简明扼要。
应对突发情况
保持冷静,根据情况调整会议进程。
控制好个人情绪,不将个人情绪表露在脸上。
会后跟进
感谢与会者参加会议,复述会议结果,便于推进实施。
以上要点可以帮助你主持好一场会议。