版记是公文的组成要素之一，所有正式公文都需要版记。版记的作用包括确定公文抄送给哪个机关、便于公文印制份数备查、明确后续办理找谁联系以及准确反映公文形成时间以督促送印部门提高效率。以下是版记中常见的要素：
主题词：用于对公文内容进行分类的关键词。
抄送单位：指明公文抄送给的其他机关或单位。
印发单位：公文的发布单位。
印发日期：公文发布的具体日期。
印制份数：公文的打印或印刷份数。
承办说明：如果有的话，提供关于公文后续处理的说明。
红头文件（正式文件）通常需要包含版记中的所有要素，包括抄送机关、印制份数、承办说明、印发机关和印发日期。白头文件（非正式文件）通常也需要版记，但可能不包含印发机关和印发日期。
在实践中，版记可能会因为以下原因被忽略：
1. 基层单位对公文格式要求不严格。
2. 微机打印代替传统印刷，增加了双面打印和装订的复杂性。
尽管存在这些挑战，版记仍然是正式公文的重要组成部分，有助于确保公文的正式性和可追溯性