人事部门在处理员工相关事务时需要准备和整理以下资料：
1. 员工个人信息：
《个人信息登记表》或简历
一寸免冠照片3张
身份证原件或户口复印件
学历、学位证书原件（学生提供学生证原件）
资历或资格证件原件
与原单位解除或终止劳动合同的证明
体检合格证明
2. 人事管理资料：
人事变更报告单
人事部门绩效评价样表
人事部门月报表
年初和年度招聘计划报批表
人事档案管理制度
人事档案-岗位职务说明书
人事档案-管理人才储备表
人事档案-人事变动申请表
人事档案-人事动态及费用资料表
3. 员工行为准则和合同协议：
员工行为准则确认书
劳动合同及保密协议
试用期录用条件确认书
4. 其他相关材料：
履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料
学历和评聘技术职务材料
政审材料、加入党团材料、奖励材料、处分材料
任免、工资、出国、退（离）休等材料
5. 新员工入职流程特定材料：
应聘登记表
职位说明书
以上资料是人事部门在处理员工入职、管理和维护员工档案时需要准备和整理的。这些资料有助于确保员工信息的准确性、合规性，同时也是人事决策和员工发展的基础。