会议准备铅笔的原因主要包括：
成本考虑
铅笔的批发成本低，一支铅笔约5毛钱，可使用5至10次，而水笔批发成本约6毛钱，通常只够一次会议使用。
方便修改
铅笔可以轻松修改，适合需要频繁更改内容的场合。
易于摆放
铅笔无需削，摆放简单，而水笔需要削且摆放整齐难度较大，尤其在大型会议中。
防止污染
使用铅笔可以减少墨水渗透到下一层纸张的风险，保护会议资料的隐私。
适应不同需求
尽管大多数参会者会自带水笔，但有些会议需要演算、画图或打草稿，铅笔在这种情况下非常有用。
历史习惯
历史上，铅笔因其可修改性和成本效益被广泛使用，这一习惯在现代会议中仍有保留。
环境适应性
在气候寒冷的地区，如西藏，墨水可能会粘稠，影响书写工具的正常使用，铅笔成为更合适的选择。
综上所述，会议准备铅笔是出于成本节约、使用方便、易于管理以及适应不同会议需求等多方面的考虑